Voilà que vous devez approuver les paies pour votre entreprise vous aurez besoin de quelques trucs pour vous aider à faire ceci efficacement. Plusieurs systèmes de paies différents offrent différentes fonctionnalités, mais au final quelques points de contrôle sont nécessaires pour éviter les erreurs de bonne foi ainsi que la fraude potentielle.
- Création/Terminaison d’employés
- Modifications aux dossiers d’employés
- Vérification des taux horaires et des heures travaillées
- Vérification des exceptions
- Comparaison des totaux
Idéalement, si vous avez les ressources nécessaires, la personne qui prépare la paie et celle qui la vérifie seront deux personnes différentes.
| Préparateur | Vérificateur |
|---|---|
| Saisie des données de paies | Modification aux dossiers d’employés |
| Préparation des relevés d’emploi | Modification aux paramètres d’entreprise |
| Accès aux rapports | Vérification de la paie |
| Auto vérification | Transmission de la paie |
Création/Terminaison des employés
Le premier élément si votre système le permet est de verrouiller les changement de paies pour éviter que quelqu’un ne fasse de modifications surtout si vous êtes plus d’une personne ayant accès à la paie.
Une attention particulière sera portée à la création des employés plus particulièrement.
| Éléments de base | Numéro d’assurance sociale Nom Adresse Courriel/Téléphone |
| Paramètres de paies | Compte bancaire vs spécimen chèque Montants de base (salaire par période ou taux horaire) Autres gains et déductions (Avantages imposables, assurances, etc…) |
Lors de la terminaison d’employés il faut évidemment modifier le statut pour qu’il ne soit plus actif et éviter qu’il ne soit payé dans les paies subséquentes par omission. Les paies de vacances et tout montant de séparation doit être validé. Un relevé d’emploi sera probablement nécessaire. Assurez-vous de bien valider les informations et référez-vous au site web du gouvernement fédéral pour savoir comment le remplir : Comment remplir un relevé d’emploi.
Modification aux dossiers d’employés
Maintenant que les employés sont bien créés, il faut s’assurer que toute modification qui a été faite est légitime. Les mêmes éléments qui ont été vérifiés pour la création des employés devront être vérifiés pour la modification des employés. Tout changement devra être correctement documenté et approuvé par le supérieur s’il s’agit d’une modification salariale. La plupart des systèmes de paies permettront de sortir des rapports qui vous montreront les modifications effectuées entre deux traitements de paies.
Vérification des taux horaires et des heures travaillées
Que vous optiez pour l’importation automatique ou la saisie manuelle vous devrez vous assurer que l’information est bien reportée. Les taux horaires font partie du dossier de l’employé et vous devriez adapter votre configuration afin que la personne saisissant les paies ne puisse pas modifier les taux.
En important automatiquement les heures regardez que le total des heures payées par catégorie (régulières, maladies, fériées, etc…) correspond à celui de votre poinçon. Assurez-vous que le jumelage (mapping)soit bien fait entre votre système de paie et de poinçon le cas échéant en vérifiant chaque nouvel employé manuellement.
En l’absence d’intégration vous devrez retranscrire les heures manuellement ce qui est une grande source d’erreur potentielles. Vérifiez les totaux par type d’heure. Ensuite assurez-vous que chaque employé a le total de ses heures payées. En faisant cette vérification croisée vous aurez un fort niveau de confiance que les heures saisies sont bonnes. Dans l’exemple ci-haut l’employé qui a 42h mais devrait en avoir 40 provoquera une erreur au niveau du total par employé et du total des heures régulières.
| Nom | Régulières | Fériées | Maladies | Total |
|---|---|---|---|---|
| Employé 1 | 40 | 40 | ||
| Employé 2 | 24 | 8 | 8 | 40 |
| Employé 3 | 34 | 8 | 42 | |
| … | … | … | … | … |
| Total | 98 | 16 | 8 | 122 |
Dans l’exemple ci-haut l’employé qui a 42h mais devrait en avoir 40 provoquera une erreur au niveau du total par employé et du total des heures régulières.
Vérification des exceptions
Par la suite toutes les exceptions seront à valider. Voici une liste des exceptions les plus courantes que vous pourrez rencontrer. Étant donné leur qu’il y en a normalement peu, elles sont vérifiables manuellement.
Conservez les pièces justificatives par rapport aux paiements d’exceptions pour un audit futur.
| Boni |
| Commissions |
| Comptes de dépenses |
| Paiements rétroactifs |
| Primes de départ |
| Rapports de kilométrages |
| Vacances |
Comparaison des totaux
Il ne vous reste plus qu’à vérifier les totaux de la paie en cours vs la paie précédente et d’expliquer les écarts le cas échéant.
Plusieurs systèmes offrent las registres avant la soumission ou le pré-traitement pour effectuer cette étape.
Vous pouvez maintenant transmettre la paie en toute confiance !