La vérification fiscale d’une entreprise

Ça y est, vous avez reçu le fameux appel vous informant que vous ferez l’objet d’une vérification fiscale. C’est un processus assez normal pour les gens qui sont dans le domaine, mais assez stressant s’il s’agit de votre première fois. Vous vous demanderez si vous n’avez pas fait des erreurs ou omissions qui vous coûteront chers.

Voici les étape:

  1. L’appel et/ou la lettre
  2. La première visite
  3. La liste des questions
  4. Préparation de vos réponses
  5. L’envoi de vos réponses (via un moyen sécurisé SVP)
  6. Autres demandes au précisions
  7. Le projet de cotisation
  8. L’avis de cotisation
  9. Et après ?

D’emblée je vous rassure que la grande majorité des vérificateurs de Revenu Québec (RQ) ou l’Agence de Revenu du Canada (ARC) sont assez sympathiques et rendent la tâche la moins déplaisante que possible sachant l’impact qu’ils ont sur votre entreprise.

Les cas les plus probables de vérifications fiscales sont les suivants:

  • TPS/TVQ/TVH
  • Déductions à la source
  • Impôt des société

Le gouvernement fait des sélections aléatoires, mais il y a aussi des transactions qui lèvent des drapeaux rouges.

La lettre

Le gouvernement vous enverra une lettre à votre adresse d’affaire. Souvent avec Revenu Québec vous recevrez un appel avant de recevoir la lettre vous indiquant :

  1. L’entreprise faisant l’objet de la vérification;
  2. Le nom du vérificateur attitré à votre dossier;
  3. Les années et les périodes visées par la vérification;
  4. La liste des documents à produire.

C’est à ce stade qu’il est sage d’aller chercher de l’aide d’un CPA si vous ne vous sentez pas outillé pour répondre ou si vous craignez que le processus ne vous prive de sommeil.

Vous aurez généralement 30 jours pour répondre à l’agent, mais sachez que vous pouvez demander des reports au besoin si vous avez des vacances ou en période occupée par exemple.

Adoptez toujours une attitude professionnelle et courtoise avec le vérificateur même si vous n’aimez pas les questions qu’ils posent, car ils ont un travail à faire et ils le feront jusqu’au bout.

Répondez de complètement et honnêtement, mais de façon la plus concise possible. Donner trop d’information pourrait vous nuire.

La première visite

Le vérificateur voudra à l’occasion venir à vos bureaux pour examiner vos livres, mais vous pouvez choisir de le rencontrer à leur bureaux ou aux bureau de votre comptable. Lors de votre rencontre en personne ne répondez pas aux nouvelles questions auxquelles vous n’êtes pas préparées. Sur le moment et avec la nervosité vous pourriez dire des informations erronées ou l’agent pourrait mal vous comprendre. Notez les questions ou demandez-lui de vous envoyer le tout par courriel et préparez une réponse adéquate.

Mon truc est de laisser se faire représenter par le CPA ou une autre personne clé qui n’est pas le président ou responsable des finances. Fonctionner ainsi vous donne une porte de sortie où vous pourrez dire « Je n’ai pas la réponse immédiate, je dois valider avec mon client ou avec le président ». Vous aurez le temps de rédiger une réponse appropriée.

La liste des questions

Assurez-vous de bien comprendre les questions et les documents demandés. Sachez distinguer les différents documents demandés et faites-vous aider par des personnes clés à l’interne ou via votre CPA externe. Prenez le temps de poser vos questions au vérificateur au besoin et portez attention aux dates qui font l’objet de la vérification.

Préparer vos réponses

Répondez à toutes les questions rien de plus rien de moins sans donner le détail de vos calculs ou vos formules à moins que ça ne soit demandé. Par exemple si on vous demande les ventes pour l’année en cours, n’envoyez pas votre rapport détaillé que vous présentez par région/vendeur et de mois en mois. Mettez le moins d’information possible et supprimez les lignes et colonnes inutiles dans vos fichiers en prenant soins de ne pas simplement masquer les colonnes.

L’envoi de vos réponse

Envoyez vos réponses selon le format demandé. Vous devrez peut-être insister pour forcer le transfert via des moyens sécurisés. Évitez les courriels non-sécurisés. Vous pouvez encrypter vos courriels facilement avec les services de messageries modernes. Dans Microsoft 365, cet article vous indiquera comment faire, mais vous pouvez demander un moyen alternative pour transmettre vos données. L’ARC et RQ possèdent des portails de transmission de données qui peuvent être mis à votre disposition. Dans certains cas on vous demandera peut-être un CD-ROM ou une clé USB si les données sont trop massives. Dans tous les cas avant l’envoi, révisez vos données et regardez que vous répondez bien aux questions du vérificateur.

Autres demandes et précisions

Peut-être aurez-vous tout bon du premier coup, mais il est fort probable qu’il y ait une série d’échange avec le vérificateur pour obtenir des clarifications. Utilisez les mêmes techniques vues à la section « Première Visite » plus haut. Notez les questions et prenez le temps de bien formuler vos réponses.
En cours de mandat il se peut que le vérificateur vous demande de vous soustraire aux délais de prescription. C’est une procédure normale, ne vous en surprenez pas, mais consultez un professionnel pour connaître les implication dans votre dossier en particulier.

Le projet de cotisation

Une fois l’analyse de vos données complétée, le vérificateur vous fera part de ses trouvailles s’il y en a via un projet de cotisation qui vous sera présenté en personne ou via vidéo conférence.

Le vérificateur vous indiquera ce qu’il prévoit mettre dans l’avis de cotisation et référencera les articles de loi que vous n’avez pas respecté le cas échéant. À cette étape vous pouvez informer le vérificateur si vous pensez qu’il a manqué certaines informations ou si votre interprétation de la loi diffère de la leur. Ne soyez pas gêné de faire appel à un superviseur pour discuter de points qui achoppent, c’est un recours auquel vous avez droit. Vous pouvez aussi négocier avec eux pour réduire les montants qui seront cotisés dans le future ou diminuer le montant des pénalités. Ceci est particulièrement vrai si vous êtes à votre première offense. C’est à cette étape qu’il est le plus facile de le faire, lorsque l’avis de cotisation est émis ça sera plus compliqué.

Un délai de 21 jours vous est généralement accordé pour transmettre toute nouvelle information.

L’avis de cotisation

Peu de temps après le projet de cotisation vous recevrez un avis de cotisation avec les points mentionnés dans le projet. À cette étape l’avis de cotisation ne devrait pas être une surprise pour vous. Pesez vos pour/contre et choisissez de payer la cotisation si vous êtes d’accord avec les points qui vous ont été mentionnés et le processus s’arrête ici sinon vous devrez déposer un avis d’opposition dans les 90 jours au chef des appels de l’ARC ou à la Direction des oppositions de RQ. L’ARC ou RQ vous informeront les circonstances dans lesquelles vous devrez payer ou non en attendant le traitement de votre avis d’opposition.

Et après ?

L’ARC et RQ se donnent généralement 6 mois pour traiter vos requêtes d’opposition. Si vous n’avez pas fait opposition dans les délais prescrits vous pouvez demander une prolongation de délais qui pourrait être acceptée ou non.

Si vous n’êtes toujours pas satisfaits du résultat de l’opposition, vous pouvez interjeter appel devant la Cour canadienne de l’impôt ou la Cour du Québec et suivre le processus judiciaire. Dans tous les cas lorsque votre dossier est en cours de judiciarisation sachez que vous pouvez pour prévaloir au droit à la médiation pour essayer de régler certain éléments ou tous les éléments de votre cotisation hors Cour.

Le gouvernement a aussi un mandat d’accompagnement des contribuables et il vous informera comment faire pour que vous deveniez conforme. Prenez acte des conseils qu’il vous donnera et appliquez-les dans le futur.

Revenu Québec vous informe de vos droits lors d’une vérification

  • Droit au respect
  • Droit au service de qualité
  • Droit d’être informé
  • Droit à l’impartialité
  • Droit à la protection des renseignements confidentiels
  • Droit d’être entendu et d’exercer des recours