Une vérification fiscale peut être une expérience stressante pour une entreprise. Les autorités gouvernementales comme l’Agence du Revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec (RQ) mène des inspections rigoureuses afin de s’assurer que les entreprises respectent les lois fiscales en vigueur. Certaines erreurs reviennent fréquemment et peuvent entraîner des pénalités importantes. Voici un tour d’horizon des pièges les plus courants et comment les éviter.
1. Travailleur Autonome ou Salarié
L’une des erreurs les plus fréquentes concerne la classification des travailleurs. De nombreuses entreprises embauchent des individus en tant que travailleurs autonomes afin d’éviter de payer les charges sociales (CSST, RRQ, assurance emploi, etc.), mais Revenu Québec veille à ce que cette distinction soit bien respectée. Ce n’est pas simplement une question d’entente entre vous et le travailleur, car même si vous avez un contrat on regardera certains signes. Bien qu’il n’existe pas de définition exacte, RQ vous fera compléter un questionnaire à vous ainsi qu’au travailleur pour déterminer son statut. Sachez qu’il existe plusieurs types de salariés : Permanent, temporaire, contractuel, pigiste, temps plein, temps partiel, sur appel)
Critères de distinction | Salarié | Travailleur autonome |
Risque financier | Le salarié n’assume presqu’aucun risque financier | Un travailleur autonome assume des pertes potentielles |
Subordination | Il suit les directives de son employeur | Est libre d’organiser son travail |
Possession des outils | Outils fournis par l’employeur (laptop, cellulaire, outils de construction) | Utilise généralement son propre matériel. |
Si Revenu Québec juge qu’un travailleur autonome est en réalité un salarié déguisé, l’entreprise pourrait devoir payer rétroactivement les charges sociales et faire face à des amendes.
2. Avantages Imposables : Les Véhicules d’Entreprise
Les véhicules mis à disposition des employés constituent un autre point de contrôle fréquent. Les avantages liés à l’utilisation personnelle d’un véhicule d’entreprise sont imposables et doivent être correctement déclarés.
Erreurs fréquentes :
- Sous-estimation du kilométrage personnel : L’employé doit consigner avec précision l’utilisation du véhicule d’entreprise à des fins personnels en remplissant les formulaires
- Non-déclaration des avantages imposables : La valeur de l’avantage doit être incluse sur les relevés fiscaux.
- Utilisation d’un véhicule commercial pour des usages personnels : Même un véhicule considéré comme un outil de travail peut être taxable s’il est utilisé pour aller de la place d’affaire à la résidence de l’employé.
Une bonne pratique consiste à tenir un registre détaillé des déplacements (logbook) afin d’éviter toute mauvaise surprise en cas de vérification. Le registre des déplacements doit consigner les déplacements professionnels et inclure minimalement :
- Le lieu de départ
- Le lieu de destination
- Le nombre de kilomètres parcourus entre les deux lieux
- L’information permettant d’établir que le déplacement a été fait pour remplir ses fonctions (justificatif ou commentaire)
Maintenant plusieurs options sont disponibles en application sur votre téléphone. Beaucoup de systèmes comptables les intègrent même dans leur version mobile.
3. Déductions de Taxes de Vente : Attention aux Mauvais Documents
Revenu Québec scrute de près les crédits de taxes sur les intrants (CTI) et les remboursements de taxes sur les intrants (RTI). Les entreprises doivent s’assurer que leurs documents respectent les exigences fiscales.
Erreurs fréquentes :
- Factures incomplètes ou non conformes (nom du fournisseur manquant, montant incorrect, etc.).
- 50% des taxes seulement sont déductibles pour les frais de représentation
- Fournisseurs NR au Québec
Attention aux intermédiaires, certaines compagnies facilitantes chargent pour leur service mais pas celui de leur client. L’exemple classique sont les entreprises de livraison UberEats/SkiptheDishes/DoorDash pour ne pas les nommer. Vous commandez au restaurant 100$ de nourriture + 5$ de frais de livraison et pourboire. L’entreprise de livraison vous chargera 5$ + TPS/TVQ alors que le restaurant est responsable de prélever et remettre les taxes de ventes sur le 100$. Vous devrez alors avoir 2 factures, l’une pour la nourriture et l’autre pour la livraison.
Un bon système de gestion documentaire est essentiel pour éviter ces erreurs et justifier toute réclamation.
4. Revenus et Dépenses Mal Déclarés
Parfois, des entreprises omettent involontairement ou volontairement certains revenus ou déduisent des dépenses non admissibles.
Erreurs fréquentes :
- Omission de revenus en espèces.
- Déduction de dépenses personnelles sous forme de frais d’entreprise.
- Exagération des frais de représentation ou de voyage.
Revenu Québec a développé des outils d’intelligence artificielle pour détecter les anomalies comptables. Toute incohérence entre les revenus déclarés et les dépenses peut attirer l’attention.
5. La Gestion des Inventaires et des Stocks
Les entreprises qui gèrent des stocks doivent s’assurer que leur comptabilité reflète fidèlement la réalité. Des écarts significatifs entre les inventaires physiques et comptables peuvent soulever des drapeaux rouges.
Conseils pour éviter les erreurs :
- Faire des inventaires physiques réguliers.
- Utiliser un système de gestion des stocks fiable.
- S’assurer que toutes les sorties de stock sont bien documentées.
- Documentez vos pertes d’inventaire et la disposition de produit adéquatement, les abus seront problématiques.
Conclusion
Une vérification fiscale peut être évitée en adoptant de bonnes pratiques comptables et fiscales. Il est essentiel d’être rigoureux dans la tenue de documents et de bien comprendre les règles entourant les travailleurs, les avantages imposables et les taxes. En cas de doute, consulter un expert-comptable ou un fiscaliste peut éviter bien des ennuis. Mieux vaut prévenir que guérir!