Que vous les conserviez à l’ancienne dans des boites ou sur des supports informatiques, vos archives comptables doivent être facilement accessible pour les vérifications fiscales.
Conservez vos documents et évitez les mauvaises surprises
Vous exploitez une entreprise ? Vous déduisez ou percevez des montants liés à des lois fiscales ?
Alors vous avez une obligation : tenir des registres complets et conserver vos pièces justificatives.
Pendant combien de temps ?
Selon l’Agence du revenu du Canada, ces documents doivent être conservés pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent.
Ce délai commence à la fin de l’année fiscale concernée, pas à la date du document.
Familiarisez-vous avec la loi C-25 qui vous demandera peut-être de détruire certains renseignements personnels dont vous n’avez plus besoin
https://www.cai.gouv.qc.ca/protection-renseignements-personnels/sujets-et-domaines-dinteret/principaux-changements-loi-25
Que risque-t-on si on ne les conserve pas ?
Ne pas tenir ou conserver ces documents peut entraîner :
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- Des pénalités financières
- Un redressement fiscal
- Une suspicion de fraude
- Des poursuites pénales
- Des problèmes en cas de litige contractuel
- Des difficultés en cas de contestation client ou fournisseur
Au delà de l’aspect légal
Au delà de l’aspect légal, votre entreprise pourrait avoir des politiques de rétention différentes notemment avec les départements suivants :
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- Légal
- Ressources humaines
- Production
- Contrôle de qualité
Voyez avec les différents départements concernés et si ce n’est pas déjà fait, mettez en place une politique de rétention des documents.
Conseil de pro 
Même si la loi exige 6 ans, la majorité des comptables recommandent de garder les documents 7 ans après la fin de l’année civile, juste pour être certain de ne pas faire d’erreurs. C’est particulièrement vrai lorsque votre fin d’année n’est pas au 31 décembre. Un petit effort qui évite plusieurs problèmes de confusion.